韶组通〔2008〕5号
关于进一步规范干部档案查借阅工作的通知
各乡镇党委、市直各单位：
为了充分发挥干部档案的信息资源库作用，使干部档案工作更好地服务干部人事工作、人才工作，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，根据省委组织部湘组[2008]28号和湘潭市委组织部潭市组通[2008]20号文件精神，现就进一步规范干部档案查借阅工作通知如下：
一、查借阅单位范围
1、下列单位因工作需要，可直接向我部提出查借阅干部档案申请：
各乡镇党委；
市直正科级单位。
2、其它单位和个人不得查借阅干部档案。因工作需要确需查借阅的，按照隶属关系或人事关系由上述单位代为查借阅。
3、市委和市政府临时机构查借阅干部档案，由该临时机构具体工作承担单位提出查借阅申请。
二、查借阅事由
有下列用途之一的，经我部批准后可以查借阅干部档案：
1、干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧等组织人事工作。
2、办理案件。
3、办理社会保险、公证。
三、查借阅人员要求
各单位在签批《干部档案查借阅呈报表》时，应当对查借阅人员进行审查把关，选派符合以下条件的人员前来查档。
1、查借阅人员必须政治意识强，了解干部档案查借阅制度。
2、查借阅人员必须为两人以上，且系中共党员和查借阅单位的正式干部，查借阅人员中必须有一人为从事组织（政工、人事）的干部。
3、因办理案件查借阅干部档案，查借阅人员必须是案件主办单位的干部。
四、查借阅手续
查借阅干部档案，必须按要求如实填写《干部档案查借阅呈报表》(由各单位依照所附式样翻印)。《干部档案查借阅呈报表》按以下要求签报：
1、市级领导和乡镇党政正职干部档案在湘潭市委组织部，由我部干部档案室负责按湘潭市委组织部有关要求办理查借阅手续。
2、查借阅干部档案，由各单位分管组织人事工作的领导签字，盖党委（党组）印章，无党委（党组）的单位盖行政印章。由干部档案室负责人审查，报分管副部长审批。
3、因办理案件查借阅干部档案，市纪委(监察局)由负责审查该案件的业务室的分管领导签字，盖市纪委(监察局)相关印章；市人民法院、市人民检察院由案件办理部门的分管院领导签字，盖市人民法院、市人民检察院印章。由干部档案室负责人审查，报部长审批。
五、查借阅注意事项
1、除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本部门的干部的档案。特殊情况需要跨单位查借阅干部档案的，由干部所在单位事先来我部办理呈报审批手续，查阅时须携带《干部档案查借阅呈报表》的原件或复印件。
2、查借阅单位须在《干部档案查借阅呈报表》签批之日起五个工作日内到我部查借阅。
3、查借阅人员须持《干部档案查借阅呈报表》和本人有效工作证件。
4、干部档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅呈报表》中列出需要复制的材料明细，并经我部批准方可复制。摘抄、复制的档案材料，须经我部干部档案室审核并办理登记手续，用后由查阅单位存档或登记销毁。
5、干部档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，所在单位必须在借出之日起十个工作日内归还。
六、查借阅纪律
1、任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系，三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部的档案。
2、查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部档案内容。
3、查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经我部批准不得复制档案材料。
4、借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
5、对违反本通知要求的，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。
本通知自下发之日起施行。
附：《干部档案查借阅呈报表》(式样)
中共韶山市委组织部
2008年5月23日
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